Maschinendaten in der Schichtübergabe nutzen, ohne mehr Berichte zu schreiben

Warum Schichtübergaben schiefgehen

Bei der Übergabe geht Information zwischen Menschen verloren. Die britische Arbeitsschutzbehörde HSE stellt fest, dass sich viele Unfälle ereignet haben, weil die Kommunikation bei der Schichtübergabe versagt hat, und nennt dies als einen der Faktoren bei Piper Alpha.

Eine Literaturstudie von Ronny Lardner für die HSE fand typische Fehlermuster (OTO 96 003):

• zu starkes Vertrauen auf einseitige schriftliche Notizen, die falsch oder gar nicht gelesen wurden;
• Informationen, die nicht von einem Schichtbuch ins nächste übertragen wurden;
• Instandhaltungsarbeiten, die über einen Schichtwechsel hinweg weiterliefen;
• ankommendes und abgehendes Personal mit unterschiedlichen Bildern vom Anlagenzustand.

In der Produktion sind die Kosten meist verlorene Minuten. Ein Stau, mit dem die Nachtschicht drei Stunden gekämpft hat, wiederholt sich am Morgen, weil die Frühschicht nie davon erfahren hat. Eine Maschine, die mit reduzierter Geschwindigkeit läuft, bleibt dabei, weil niemand es erwähnt hat.

Was eine Übergabe abdecken muss

Die HSE empfiehlt, die Inhalte der Übergabe auf eine Analyse des Informationsbedarfs des ankommenden Personals zu stützen. An den meisten Produktionslinien passt dieser Bedarf in vier Punkte:

1. Größte Verluste der Schicht. Die drei größten Verluste nach Minuten, mit Gründen.
2. Offene Aufgaben und Verantwortliche. Was ist unerledigt, wer ist verantwortlich und wie geht es weiter.
3. Maschinen in einem auffälligen Zustand. Alles, was langsam läuft, mit einer Behelfslösung arbeitet oder auf ein Ersatzteil wartet.
4. Sicherheitsthemen. Beinaheunfälle, offene Freigaben, für die Instandhaltung entfernte Schutzeinrichtungen.

Strukturierte Schichtbücher folgen derselben Logik. Ein Konzept des Keil Centre machte „Sicherheit", „Instandhaltung und technische Probleme" und „offene Arbeiten" zu Pflichtkategorien in jedem Schichtbuch.

Eine 10-minütige Übergabeagenda auf Basis von Live-Daten

Das System kennt die Ereignisse der Schicht bereits, deshalb muss niemand die letzte halbe Stunde damit verbringen, sie aufzuschreiben, und das Gespräch kann sich auf das konzentrieren, was das System nicht wissen kann.

Führen Sie die Übergabe am Linienbildschirm durch, persönlich, in fester Reihenfolge:

• Minute 0 bis 3: Ausbringung im Vergleich zum Plan und die drei größten Verluste. Zeigen Sie das Pareto; erzählen Sie nicht die ganze Schicht nach.
• Minute 3 bis 6: offene Aufgaben. Jeder Verantwortliche nennt den Status in einem Satz.
• Minute 6 bis 8: Maschinen in einem auffälligen Zustand und Sicherheitsthemen.
• Minute 8 bis 10: Der übernehmende Schichtführer stellt Fragen und wiederholt die wichtigsten Prioritäten.

Die HSE beschreibt eine wirksame Übergabe als wechselseitig, mit Gegenprüfung durch das übernehmende Personal bei der Übernahme. Das Wiederholen dauert eine Minute und deckt Missverständnisse auf, solange beide noch im Raum sind.

Das Prinzip ähnelt dem Andon im Toyota-Produktionssystem: Eine Abweichung leuchtet für alle auf, sodass sich niemand daran erinnern muss.

Signal- und Grunddefinitionen in jeder Schicht gleich halten

Daten helfen bei der Übergabe nur, wenn jede Schicht mit demselben Wort dasselbe meint. Bucht die Nachtschicht eine Wartezeit auf Material als „Sonstiges" und die Tagschicht als „Warten auf Material", teilt das Pareto einen Verlust in zwei.

Ein Beispiel: An einer typischen Linie im Dreischichtbetrieb kann „Kurzstillstand" für einen Schichtführer unter zwei Minuten bedeuten und für einen anderen unter fünf (Beispiel zur Veranschaulichung). Beide lesen denselben Bildschirm und ziehen unterschiedliche Schlüsse.

Klären Sie das einmal, zentral:

• eine Liste von Gründen pro Maschinentyp, verantwortet von einer Person;
• schriftliche Definitionen für „Stillstand", „Kurzstillstand", „reduzierte Geschwindigkeit" und „geplanter Stillstand";
• Änderungen der Liste werden bei der Übergabe angekündigt, in allen Schichten;
• eine monatliche Prüfung von „Sonstiges" und von Gründen, die eine Schicht nie verwendet.

Unser Artikel darüber, warum Maschinendaten ohne Kontext nutzlos sind, behandelt die Kontextfelder, die Gründe vergleichbar machen. Lehnt eine Schicht die Daten ab, lesen Sie, was zu tun ist, wenn Bediener IoT-Signalen noch nicht trauen.

Welches manuelle Berichtswesen Sie einstellen können

Sobald Maschinenzustände und Gründe direkt beim Stillstand erfasst werden, sind mehrere Berichte doppelt. Typische Kandidaten sind der handschriftliche Stillstandsbogen an jeder Maschine, die Excel-Datei am Schichtende, manuelle Stückzählungen, die die Maschine bereits meldet, und die Neuberechnung der OEE am nächsten Morgen.

Behalten Sie eine kurze schriftliche Notiz für das, was das System nicht sieht: eine mündliche Absprache mit der Logistik, ein Qualitätsbedenken, ein Bediener, der früher gegangen ist. Die HSE empfiehlt sowohl mündliche als auch schriftliche Kommunikation. Mit Live-Daten besteht der schriftliche Teil aus dem Systemprotokoll plus zwei oder drei Zeilen Notizen.

Stellen Sie Berichte einzeln ein, nachdem die Daten zwei Wochen parallel gelaufen sind und die Schichtführer bestätigen, dass sie stimmen. Wer einen Bericht streicht, auf den sich die Leute noch verlassen, erzeugt eine Schatten-Tabelle.

So starten Sie an einer Linie

Wählen Sie eine Linie mit zwei oder drei Schichten und einen Schichtführer, der eine kürzere Übergabe will. Messen Sie zwei Wochen vorher und nachher zwei Dinge: wie lange die Übergabe dauert und wie oft die übernehmende Schicht von einem Problem überrascht wird, das die abgebende Schicht kannte.

Die Bediener-App von DBR77 IIoT ermöglicht die Erfassung von Gründen direkt an der Maschine, sodass sich der Übergabebildschirm schon während der Schicht füllt. Ein bekanntes Problem, das rechtzeitig weitergegeben wird, wird schneller bearbeitet; unser Artikel zur Reduzierung von Stillständen mit Echtzeitdaten zeigt, warum sich zuerst die Reaktionszeit verbessert.

Häufige Fragen

Wie lange sollte eine Schichtübergabe dauern?

An einer einzelnen Linie reichen etwa 10 Minuten, wenn die Daten automatisch aufbereitet werden. Übergaben nach längerer Abwesenheit, bei schichtübergreifender Instandhaltung oder im gestörten Betrieb bergen ein höheres Risiko und brauchen mehr Zeit.

Sollte die Übergabe schriftlich oder mündlich erfolgen?

Beides. Die Leitlinien der HSE empfehlen eine persönliche Übergabe, unterstützt durch schriftliche Aufzeichnungen. Mit Live-Daten kommt die schriftliche Aufzeichnung größtenteils aus dem System.

Was, wenn der abgebende Schichtführer nicht verfügbar ist?

Dann prüft der übernehmende Schichtführer die Schichtansicht allein und ruft den abgebenden Schichtführer wegen offener Sicherheitsthemen an. Planen Sie diesen Fall im Voraus.

Wer verantwortet die Liste der Gründe über alle Schichten?

Eine Person, meist der Linienverantwortliche oder ein Produktionsingenieur. Die Schichtführer schlagen Änderungen vor, und jede Änderung wird bei der Übergabe angekündigt, damit alle Schichten sie ab demselben Tag nutzen.

Fazit

Am Ende einer Schicht steckt der größte Teil der Übergabeinhalte bereits im System; die eigentliche Arbeit besteht darin, Definitionen abzustimmen und doppelte Berichte abzuschaffen. Führen Sie die 10-minütige Agenda zwei Wochen lang am Linienbildschirm parallel zu den alten Berichten durch. Sobald die Schichtführer bestätigen, dass die Daten stimmen, stellen Sie den ersten manuellen Bericht ein und zählen weiter, wie oft die übernehmende Schicht von einem Problem überrascht wird, das die abgebende Schicht kannte.

Quellen

• UK Health and Safety Executive, Shift handover, 2024
• R. Lardner für die HSE, Effective Shift Handover: A Literature Review (OTO 96 003), 1996
• The Keil Centre (R. Lardner), Safe Communication at Shift Handover: Setting and Implementing Standards, 1999
• UK Health and Safety Executive (nach The Keil Centre), Improving Communication at Shift Handover, 2006
• Vorne, The Six Big Losses
• Toyota Motor Corporation, Toyota Production System